Mas tem muito condômino e até mesmo síndico que se questiona sobre qual a “real” importância das administradoras; afinal, elas são mesmo essenciais? Importante ressaltar que, embora deva existir uma forte parceria entre os gestores do condomínio e administradora, cada um tem seu papel a ser desenvolvido.

Dentro da parte administrativa está incluso desde gerenciamento de arquivos, passando por atendimento pessoal e telefônico aos condôminos, mas para ficar mais claro vamos listar as principais funções que competem a administradora:

 FUNÇÃO NA GESTÃO ADMINISTRATIVA

– Atendimentos aos condôminos.

– Presença nas assembleias

– Controle de acesso de funcionários e segurança.

– Controle de mandatos do corpo diretivos – síndicos e conselho consultivo.

– Serviço de malote para correspondência do condomínio.

– Emissão e distribuição de correspondências internas (circulares, editais, atas).

– Transcrição das atas no livro próprio e registro no cartório de títulos e documentos.

– Coleta de orçamentos de obras e serviços.

– Atendimento a fornecedores.

– Elaboração de planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro das obras e serviços.

– Acompanhamento do consumo de água, energia e gás do condomínio.

– Gerenciamento do seguro de incêndio e de responsabilidade civil.

– Acompanhamento da liquidação de sinistros.

– Gestão dos equipamentos de segurança.

– Administração da locação de espaços comuns e de recreação do prédio.

– Gestão de contratos de manutenção e prestação de serviços terceirizados.

– Vistoria técnica periódica nas instalações e áreas comuns com emissão de relatórios.

 FUNÇÃO NA GESTÃO FINANCEIRA

– Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias.

– Elaboração do quadro de rateio das despesas.

– Emissão dos recibos/boletos bancários.

– Controle dos pagamentos das cotas condominiais

– Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais.

– Cobrança administrativa de devedores – via carta e telefonemas.

– Contas a pagar – controle dos vencimentos e emissão de cheques para a liquidação dos pagamentos.

– Acompanhamento dos investimentos feitos pelo Condomínio no mercado financeiro.

– Gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF.

– Armazenamento de dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL.

– Elaboração de balancetes anuais para apresentação na assembleia Geral Ordinária.

– Disponibilização dos balancetes e demais demonstrativos financeiros na INTERNET.

– Obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.

 FUNÇÃO NA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

– Recrutamento de funcionários.

– Seleção de funcionários com pesquisa cadastral.

– Admissão e procedimentos de registro.

– Contrato de experiência.

– Declarações para fins de concessão de aposentadoria.

– Treinamento de funcionários – interno e externo – com realização de cursos, palestras, etc.

– Atualização das fichas de registro dos funcionários.

– Atualização das carteiras profissionais.

– Relação de Salários Contribuição para fins de concessão de benefícios.

– Controle das horas extras com elaboração de crachá de ponto e controle do sistema de ponto-eletrônico.

– Formalização de advertências disciplinares.

– Escala de revezamento e de férias – elaboração e controle.

– Elaboração da folha de pagamento.

– Emissão dos comprovantes de pagamento dos salários.

– Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP.

– Retenção e recolhimento de contribuições sindicais – patronal e dos empregados.

– PIS – cadastramento e elaboração das guias e recolhimento.

– Emissão dos informes de rendimentos.

– Homologação das rescisões dos contratos no Sindicato de classe ou na DRT (reembolso de despesas objeto de cobrança em separado).

– Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.

FUNÇÃO DE APOIO JURÍDICO

– Atualização permanente da legislação que envolve a administração de Condomínios

– Emissão de notificações extrajudiciais e judiciais.

– Assessoria na alteração da Convenção de Condomínio.

– Ações e acompanhamento da cobrança judicial dos devedores de cotas

– Assessoria na elaboração de Regimentos Internos.

– Assessoria na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, etc..

– Emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações.

– Acompanhamento das ações trabalhistas, cíveis e tributárias.

– Consultoria tributária, fiscal e trabalhista.

– Acompanhamento das ações propostas em Juizados Especiais.

O fato de contratar uma empresa terceirizada para realizar a gestão condominial, não exime o síndico do cumprimento das atividades de rotina para o bom funcionamento do empreendimento, mas como você o papel da administradora é muito importante, e é preciso ter cuidado na hora de escolher uma.

A Manager sabe que, para você, “não há lugar melhor no mundo do que a sua casa”, sendo assim, há mais de 20 anos se dedica para que o seu condomínio, que é o seu lar, seja um lugar agradável, de descanso e aconchego. Para isso, trabalha para além dos serviços descritos acima, inovar e prover soluções para que o seu condomínio funcione da melhor maneira possível e os condôminos estejam assessorados nas mais diversas situações do cotidiano.

Mas agora que você já sabe qual é o papel da administradora, e a importância do síndico, que faz cumprir as normas internas e toma as decisões necessárias para o bom funcionamento do condomínio.

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*Esse texto foi postado originalmente em 17 de abril de 2014, atualizado em 06 de junho de 2019.