Prestação de Contas do Condomínio: Aliado Importante da Transparência
A prestação de contas do condomínio é uma das mais importantes atribuições do síndico. Essa tarefa possibilita maior transparência na administração, aumentando assim o índice de satisfação e confiança dos moradores na gestão.
Essa apresentação de contas para aprovação é realizada pelo síndico durante a assembleia condominial. Porém, isso não quer dizer que ele deva elaborar sozinho esses demonstrativos, até porque, quanto maior for o número de pessoas trabalhando nisso menores as chances de erros.
Sendo assim, uma administradora de condomínio é uma importante facilitadora neste processo, pois já elabora toda a documentação e cabe ao síndico, subsíndico e conselho fazer a revisão e propor ajustes, quando necessário.
Neste post nós vamos te contar quais são as melhores práticas para prestação de contas do condomínio. Confira!
O que é prestação de contas do condomínio?
A prestação de contas é a somatória dos documentos que reúnem todos os movimentos financeiros do condomínio no período de um ano.
Através de pastas de prestações de contas, que contém toda a documentação contábil e comprobatória de forma física ou virtual, e ainda, mediante o envio do resumo destas contas mensalmente aos condôminos, pode-se dar os esclarecimentos aos moradores sobre a origem das receitas, quais foram os gastos, quais os valores dos saldos e qual a quantia em reserva do edifício. Este é um procedimento adotado pela grande maioria das administradoras de condomínios.
Com base nestas informações é possível ao síndico planejar com maior assertividade as decisões financeiras futuras.
O que diz o Código Civil sobre a prestação de contas do Condomínio?
A prestação de contas do condomínio é uma atividade obrigatória, conforme consta no Artigo 1348 da Lei nº 10.406 que aborda as atribuições do síndico:
III – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas.
Conforme visto acima, essa tarefa deve ser executada pelo menos uma vez por ano ou quando solicitado pelos moradores.
Como deve ser executada a prestação de contas do condomínio
Se você é síndico e está em dúvidas quanto a execução da prestação de contas do condomínio, confira abaixo os itens essenciais que precisam ser apresentados.
- Relatório de receitas: Essa etapa deve ser separada em dois pontos: condôminos em dia com as suas obrigações e os que estão em dívida com o condomínio. Na última situação, podem ser demonstrados os valores dos acréscimos de multas por atraso na taxa condominial do proprietário inadimplente. Outra renda possível é a de locação dos espaços compartilhados do edifício.
- Relatório de despesas: Esse documento é dividido em duas partes: contas ordinárias e extraordinárias. Nessa etapa é possível checar a evolução dos custos condominiais fixos e variáveis efetuados pela gestão. Nesse item, pode-se agregar um relatório comparativo entre as despesas orçadas x realizadas.
- Balancete: Demonstra resumidamente os gastos e receitas do condomínio, além do saldo inicial e final do mês. Este documento pode ser usado mensalmente para prestação de contas aos condôminos.
- Inadimplência: Apresenta indicadores relevantes sobre o tema, como percentual, valores pendentes e medidas tomadas para cobrança administrativa ou judicial, bem como a conscientização para redução desse índice.
Planilha de prestação de contas
Para facilitar a prestação de contas do condomínio é recomendado organizar todas as informações. Normalmente é utilizado uma pasta que pode ser física ou digital, na qual são armazenados os dados financeiros e comprovantes contábeis e comprobatórios as transações efetuadas.
Vale lembrar que esses documentos pertencem ao condomínio, mas com a possibilidade dos condôminos terem acesso.
Você sabia que a Manager Gestão Condominial foi a primeira administradora a disponibilizar a digitalização de documentos? Desta forma, síndicos e condôminos podem ter acesso aos documentos do condomínio direto pelo aplicativo Manager Adm.
Além disso, a prestação de Contas da Manager é disponibilizada periodicamente em pendrive para os síndicos, com a digitalização de todos os documentos que são armazenados pela administradora conforme determina a legislação.
Melhores práticas da prestação de contas do condomínio
Confira algumas práticas que vão te auxiliar na prestação de contas do condomínio.
- Esteja preparado:
Anote e organize informações importantes para que você possa consultá-las quando alguém fizer uma pergunta. Durante a reunião condominial, é muito importante esclarecer as dúvidas dos moradores.
- Elabore um material de apoio:
A demonstração financeira contém diversas informações complexas, o que pode fazer com que os moradores se percam no meio de tanto conteúdo. Desse modo, crie materiais para acompanhar sua apresentação. Além disso, programações de despesas e outros pontos relevantes podem ser inseridos neste material.
- Faça uma apresentação atrativa:
Apresentações com muito conteúdo são desestimulantes. Utilize recursos que tornem a sua apresentação mais atrativa e ilustrada, tais como gráficos e animações para comparar as informações dos últimos anos com as informações atuais.
- Faça uma auditoria:
É prudente a execução de trabalhos de auditoria nas contas. Isso ajuda a desmistificar eventuais desconfortos ou desconfiança na gestão, e proporciona mais segurança na qualidade da prestação de contas dados apresentados.
Essa auditoria deve ser feita por terceiros especializados. Sendo assim, pode ser realizada pelo conselho fiscal e também por profissional especialista contratado, como um auditor, por exemplo.
Neste ponto, a Manager disponibiliza mais um importante diferencial. As pastas dos condomínios são auditadas mensalmente.
Além disso, as contas da Manager e seus processos são auditados anualmente por uma empresa internacional.
Ou seja, mais transparência e segurança para nossos clientes – síndicos e condôminos.
- Incorpore o balancete no boleto:
Uma boa maneira para tornar transparente a prestação de contas do condomínio é mostrar o balancete mensal nos boletos enviados aos condôminos. Isso é eficaz para a prestação de contas e possibilita o acompanhamento por parte dos moradores.
- Faça cotações e orçamentos:
O síndico deve sempre realizar cotação para compra de produtos e contratação de serviços para o condomínio. Isso é uma prática de boa gestão, e quando isso não acontece, pode gerar desconfiança. Sendo assim, o ideal é solicitar orçamentos de pelo menos três fornecedores para qualquer tipo de compra ou serviços.
Qual a importância da prestação de contas para síndicos e condôminos?
A prestação de contas é uma tarefa obrigatória. Ainda assim, quando os condôminos percebem que o síndico está empenhado em demonstrar as movimentações financeiras, tendem a valorizar a transparência da sua gestão, ficando mais confiantes nas suas ações e decisões.
Ganhar a confiança pode ser o maior benefício de uma gestão financeira transparente. Porém, outra vantagem obtida está relacionada a redução dos motivos para problemas de comunicação, como suposições ou boatos sobre o destino de recursos ou dos fundos do edifício.
Quem deve aprovar a prestação de contas?
A prestação de contas do condomínio deve ser votada na Assembleia Geral, que decide pela aprovação ou rejeição.
Caso não seja aprovada, o síndico terá um prazo para regularizar as inconsistências, que normalmente é de 45 dias ou ajustado pela própria assembleia.
Considerações finais
A prestação de contas do condomínio é fundamental para uma gestão eficiente e transparente. Ferramentas tecnológicas como as disponibilizadas pela Manager que facilitam o acesso às informações dos gestores e moradores propiciam maior satisfação e tranquilidade aos moradores, conheça algumas dessas tecnologias.
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