Planejamento Anual do Condomínio: Conheça as Melhores Práticas
O planejamento anual do condomínio é um passo essencial para manter a saúde financeira sempre no azul. Ele ajuda a evitar despesas inesperadas colocando na previsão de orçamento os imprevistos que podem acontecer.
Elaborar um planejamento anual é recomendado para honrar os pagamentos do edifício, tais como salários de funcionários, água, energia, despesas administrativas e manutenções necessárias.
Para auxiliar nessa tarefa, é possível utilizar a média de despesas do período anterior ou solicitar ajuda da empresa administradora.
Além disso, existem outras práticas recomendadas para o planejamento anual do condomínio, continue a leitura e descubra quais são.
Qual a importância do planejamento anual do condomínio?
O planejamento anual do condomínio auxilia no equilíbrio do financeiro, atuando como um norte para a gestão do síndico.
Através disso, é possível identificar se os recursos recolhidos ao longo dos meses serão suficientes para cobrir as despesas, caso contrário, será necessário aumentar o valor da taxa condominial para conseguir arcar com os compromissos.
Além disso, com um plano de orçamento estipulado é possível organizar o caixa para investimentos futuros tais como revitalizações de ambientes e criação de novos espaços.
Outro impacto de um planejamento anual é o aumento do nível de satisfação dos moradores com a gestão do administrador do condomínio. Isso porque o gerenciamento adequado das necessidades do condomínio favorece a transparência, a comunicação, melhora o convívio e bem-estar de todos, que ficam mais confiantes nas decisões tomadas e abertos as sugestões propostas.
Como fazer o planejamento anual?
Primeiramente, é recomendado analisar as despesas do ano anterior e avaliar quais são os maiores gastos e qual é a recorrência deles. Quanto mais informações disponíveis melhor para o desenvolvimento do planejamento anual do condomínio.
Considere todas as despesas ordinárias e extraordinárias na sua análise. Veja a definição de cada uma delas abaixo.
- Despesas ordinárias: São os gastos rotineiros necessários para a manutenção do condomínio, tais como: despesas administrativas, encargos sociais, gastos com pessoal, conservação e outros.
- Despesas extraordinárias: São referentes a obras, reformas, emergências e benfeitorias.
Não esqueça de incluir os imprevistos no seu planejamento anual de condomínio. Eventos não programados sempre vão ocorrer, sendo assim é ideal estar preparado para o momento que eles surgirem, evitando surpresas.
É importante esclarecer que essas eventualidades não têm relação com as manutenções preventivas. Nesse caso trata-se de entupimento da rede hidráulica, quebra ou dano de algum bem e infiltrações, por exemplo.
Outro ponto importante que pode ser levado em consideração na hora de fazer o seu planejamento é calcular a inflação. Não é possível prever com precisão, mas sabe-se que vai acontecer, desse modo, é ideal considerar reajustes salariais ou aumento nos produtos e serviços consumidos pelo condomínio, tais como portaria eletrônica e contabilidade, por exemplo.
Quem deve fazer o planejamento anual do condomínio?
O síndico é responsável pelo planejamento anual do condomínio, que deve ser aprovado em assembleia.
Entretanto, isso não significa que ele precise fazer isso sozinho, é possível contar com a ajuda da administradora, do subsíndico e do conselho fiscal. Condôminos que tenham disponibilidade e conhecimento também podem auxiliar no desenvolvimento do plano.
Quais são as melhores práticas para o planejamento do condomínio?
As boas práticas no planejamento anual do condomínio trazem vantagens para o síndico e para todos os moradores, veja abaixo quais são elas:
- Otimização de processos: Fazer o planejamento do condomínio por conta própria pode ser trabalhoso e cansativo, para evitar a chance de erros ou dados incorretos é recomendado otimizar processos e utilizar a tecnologia ao seu favor, o uso de softwares e sistemas de gerenciamento são uma excelente opção.
- Realize ajustes quando necessário: Quando o plano traçado não sai conforme o esperado, o gestor não pode ter receio ou insegurança em comunicar a situação aos condôminos, pois os riscos são grandes. É preciso agir o quanto antes e fazer as modificações necessárias antes que cause impactos negativos para o condomínio.
- Gestão de inadimplências: Todas as programações são feitas com base no cumprimento dos condôminos com as suas obrigações financeiras. Sendo assim, o planejamento anual do condomínio pode ser afetado consideravelmente se o índice de inadimplência aumentar. Desse modo, adotar um gerenciamento de inadimplências e políticas de prevenção e conscientização sobre o tema é fundamental para que o plano ocorra conforme foi idealizado.
Considerações finais
Se a previsão de gastos não for feita eficazmente, ao longo dos meses poderá ser necessário utilizar o fundo de reserva para quitar as contas, comprometendo o caixa do condomínio e prejudicando o financeiro.
Ao final do ano avalie as projeções esperadas com o resultado real do planejamento do condomínio, isso permitirá desenvolver com maior eficácia e assertividade o plano do próximo período.
Vale lembrar que quando a administradora do condomínio trabalha em conjunto no desenvolvimento do planejamento financeiro, a possibilidade de sucesso da gestão é muito maior, uma vez que além das informações do seu condomínio ela tem uma visão de mercado. Quer saber como a Manager atua no desenvolvimento do planejamento anual e na prestação de contas dos seus condomínios? Clique aqui e um de nossos consultores explicará para você como seu trabalho pode ser facilitado e a eficiência de sua gestão aumentada.
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