Presidir assembleias, apresentar balancetes, convocar reuniões, gerir funcionários, prestar contas, a lista de tarefas em um condomínio parece interminável. Para apoiar neste direcionamento entra em cena a administradora de condomínios.

Qual é o papel da Administradora de Condomínios?

Braço direito do síndico, a administradora de condomínios é uma empresa terceirizada, responsável pelo serviço administrativo que inclui a gestão das contas a pagar, o envio de balancetes ao conselho de moradores, a gestão de colaboradores e previsão orçamentária, as convocações de reuniões de assembleias.

Contratar uma empresa de administração de condomínios permite profissionalizar a gestão, ter maior controle das contas e administração dos recursos.

A administradora de condomínios reúne uma equipe multidisciplinar de profissionais com amplo conhecimento em várias áreas que incluem legislação, recursos humanos, gestão, área jurídica, trabalhista, financeira. Em resumo, ela cuida da gestão completa do condomínio, oferecendo todo o suporte ao síndico.

As responsabilidades de uma administradora estão definidas no Código Civil (2002) e são regulamentadas por entidades de classe como a  AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), o Secovi (Sindicato das Empresas de Compra, Venda, Locação, Administração de Imóveis e dos Condomínios Residenciais e Comerciais) e a Abadi (Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis),  por meio de normas específicas, regulamentação da atividade e requisitos mínimos de funcionamento.

Como identificar as melhores administradoras de condomínios?

Uma boa administradora deve ter algumas características essenciais, e como ela lida com a gestão, inclusive, financeira dos condomínios a primeira delas deve ser idoneidade e ferramentas que favoreçam a transparência, não só passa síndico e conselho, mas também para os condôminos.

Outro ponto importante no trabalho de administradora é a sua capacidade de atendimento aos gestores e também aos condôminos. Sendo assim, ter diferentes canais de atendimento favorece e muito a execução do bom trabalho e evita reclamações para síndicos.

Vale lembrar que a Pandemia e a quarentena escancararam a importância da disponibilização de ferramentas digitais para gestores e condôminos.

A vida no condomínio não para, os condôminos nesta quarentena passaram mais tempo dentro do condomínio e, portanto, tiveram novas necessidades, por outro lado, os gestores também tiveram que adotar novos procedimentos e,  em muitos casos, precisaram adotar ferramentas tecnológicas para as tomadas de decisões, por isso, as demandas por assembleia digitais  cresceram durante a pandemia.

Contar com uma administradora que tenha, primeiro, capacidade técnica para dar suporte e orientar os síndicos é importante, uma vez, que existe uma série de normas e leis que precisam ser consideradas em momentos como o da quarentena, e raramente um síndico profissional tem sozinho todos os conhecimentos para as tomadas de decisões necessárias.

Além disso, é importante que as administradoras disponham de recursos tecnológicos para dar o suporte necessário para que as medidas sejam adotadas, comunicadas e implantadas.

Ser associada a entidades de classe e estar em dia com as certificações também são pontos fundamentais, pois confere a administradora uma garantia maior para conduzir as responsabilidades definidas no contrato a torna mais qualificada.

O que conferir antes de contratar uma administradora de condomínio?

• Reputação e histórico da administradora: é fundamental conferir o histórico dos serviços antes de efetuar a contratação. É recomendado verificar se a administradora é certificada pelo PROAD, o Programa de Autorregulamentação da Administração de Condomínios.

• Tecnologia para a gestão: disponibilizar ferramentas tecnológica de gestão facilitam e muito o trabalho do síndico e favorece a transparência para os condôminos, por isso, é importante que além de portal, disponibilize aplicativos e outros recursos que facilitem o dia a dia da gestão.

• Certidões negativas: peça à empresa que compartilhe as Certidões dos Distribuidores de Processos Cíveis, Criminais e Trabalhistas, tanto da pessoa jurídica como dos sócios.

Mas vale ressaltar que antes de contratar é importante conhecer qual é realmente o papel da administradora de condomínios, do síndico, conselho, etc… Você sabe quais são as responsabilidades de cada agente? Descubra.