livro de ocorrência

Livro de ocorrência e sua importância para boa gestão do condomínio

Uma das ferramentas mais comuns em um condomínio é o livro de ocorrência. Geralmente, o documento fica disponível para todos os moradores e funcionários, sendo acessível a todos.

Apesar de ser um canal de comunicação importante no cotidiano condominial, é essencial que seja gerido de maneira assertiva, de modo a evitar problemas entre os envolvidos.

O que é o livro de ocorrência?

O livro de ocorrência consiste em um recurso utilizado na maioria dos condomínios, cujo principal objetivo é reunir reclamações, observações e sugestões de todas as pessoas que convivem no local.

A principal utilidade do livro de ocorrência é a facilitar a comunicação, já que se trata de um canal extremamente eficaz. Além disso, o documento também pode ser usado como prova em casos de multas ou possíveis ações judiciais.

Quais os benefícios da ferramenta?

Há uma série de benefícios na utilização do livro de ocorrência em condomínios. Entre os principais estão:

  • O síndico fica ciente de todos os problemas ocorridos no local;
  • Facilita a gestão de conflitos no condomínio;
  • Otimiza os processos de manutenção;
  • Pode evitar acidentes;
  • Melhor visão da gestão condominial a respeito das sugestões de melhorias dos condôminos, entre outras.

Apesar do livro não ser obrigatório nos espaços residenciais, é de suma importância que seja aprovado em assembleia pelos moradores.

Quais os problemas que podem se apresentar?

Como qualquer outro recurso, o livro de ocorrência também pode gerar situações de conflitos. Um exemplo é o que o modelo utilizado décadas pelos condomínios é capaz de levantar questionamentos e desentendimentos entre os moradores, já todos têm acesso às reclamações, sugestões ou observações descritas.

Por isso, cada vez mais o livro físico do condomínio tem ganhado a missão de acompanhar o dia a dia da portaria, com registro de visitantes, encomendas ou outras informações que sejam necessárias para a gestão eficaz do espaço.

Nesse sentido, o canal de comunicação entre o administrador do condomínio, funcionários e moradores tem sofrido algumas mudanças, de modo a evitar desentendimentos.

Modernização do livro de ocorrência e seus benefícios

Como citado, o livro de ocorrência físico, como conhecido, tem passado por uma série de alterações nos últimos anos, com o objetivo de tornar a comunicação mais eficaz e, ainda, preservar os moradores, diminuindo os impasses.

Com o auxílio da internet, cada vez mais os canais de reclamações e sugestões têm migrado para o mundo online. Na prática, os aplicativos de gestão consistem em recursos que mais vêm ganhando espaço em condomínios.

Por meio desses sistemas é possível acompanhar os status de pagamentos, processos de manutenção e, até mesmo, realizar reclamações ou sugestões.

A principal vantagem da utilização dos sistemas online é a facilidade, pois o síndico têm acesso a essas informações em tempo real.

Além disso, há alguns síndicos e administradoras de condomínios menores que têm adotado um sistema um pouco mais informal de registro online, como é o caso de
e-mails e aplicativos de mensagens instantâneas.

Todo espaço residencial deve possuir o seu canal de comunicação. Entretanto, é essencial que o gestor condominial conserve a privacidade dos condôminos e evite conflitos.

Além disso, é essencial que as reclamações e observações sejam devidamente resolvidas, de acordo com o período estipulado nas normas do condômino, para que jamais um morador pode ficar sem resposta.

Como você viu, o livro de ocorrência é um documento simples, mas que pode fazer muita diferença quando se trata da gestão condominial. Você já utiliza algum meio online com essa finalidade? Tem alguma situação que envolva a ferramenta para contar? Comente aqui para compartilharmos experiências!

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