Gestão de Encomendas

Gestão de Encomendas na Portaria do Condomínio

A gestão de encomendas é essencial, pois receber encomendas na portaria do condomínio parece uma tarefa fácil. Mas a verdade é que essa simples função pode causar grandes transtornos, e levar até mesmo a processos judiciais. 

Se o seu condomínio está com problemas para gerenciar as encomendas e você não sabe como resolver essa questão, continue a leitura. No post de hoje nós vamos te apresentar os melhores passos para uma gestão de encomendas eficiente. 

 

Problemas mais comuns com correspondências e encomendas na portaria 

Os problemas mais comuns relacionados às encomendas em condomínios são: 

  • Extravio de correspondências; 
  • Violação de correspondências; 
  • Não conferir a mercadoria no momento da entrega; 
  • Não receber as encomendas; 
  • Receber as encomendas violadas sem perceber; 
  • Encomendas entregues para os moradores errados, principalmente com nomes parecidos; 
  • E em casos mais graves, furtos. 

Saiba adiante como evitar que esses problemas aconteçam. 

 

Tipos de correspondências e encomendas 

Há diversos tipos de correspondências e encomendas que podem chegar em um condomínio. Cada uma precisa de cuidados específicos. Conheça os tipos mais comuns: 

 

  • Mercadoria de pequeno volume e peso: 

Nesse caso é comum que os moradores esqueçam as encomendas na portaria, especialmente aqueles que entram e saem do condomínio sempre pelas garagens. Por isso, é importante que o funcionário responsável seja proativo na hora de entregar cada item, caso contrário caixas podem se acumular na portaria e as chances de erros aumentam. 

 

  • Mercadoria de grande volume e peso: 

É ideal que as regras para a entrega desse tipo de mercadoria estejam previstas no regimento interno do condomínio. Isso porque muitas vezes o zelador precisa colocar a proteção nos elevadores e tomar outras medidas para evitar danos aos equipamentos do edifício. 

Outras regras também devem ser estabelecidas. Por exemplo, imagine que um condômino comprou uma geladeira no e-commerce, mas quando a encomenda chega o mesmo não está presente, e há apenas um funcionário da transportadora para fazer a entrega.  

Nesse caso, será que é prudente o funcionário receber e armazenar o item? Ele deve ajudar a carregar a compra? E o que acontece se ele sofre um acidente durante essa atividade?  

Tudo isso são questões que precisam ser avaliadas! 

 

  • Pacotes: 

Esse tipo de encomenda merece atenção especial quando o pagamento do pacote deve ser feito na entrega. Se o destinatário não estiver presente, não é recomendado que os funcionários paguem o valor devido para receber o item. É interessante que esse tipo de situação esteja previsto no regimento interno.  

 

  • Documentos: 

Esse tipo de entrega deve ser tratado com muita cautela, pois um documento extraviado pode gerar muitos transtornos com a emissão de segunda via.  

Imagine que um morador estava esperando o seu passaporte por correio, pois tem uma viagem internacional importante de trabalho. 

Acontece que o funcionário responsável por receber a encomenda acaba a extraviando, e o morador não consegue viajar por esse motivo. Isso pode causar sérios conflitos entre funcionário, síndico e morador. 

 

  • Cartas registradas, telegramas ou citação judicial: 

Se forem cartas registradas, telegramas ou intimação, mais cuidados devem ser tomados. 

O ideal é que o funcionário que receba protocole a correspondência e peça aos residentes que assinem o livro de controle após as receberem. Esse tipo de livro pode ser encontrado facilmente em papelarias e lojas de materiais para escritório. 

Vale ressaltar que a entrega deve ser feita pessoalmente ao destinatário, tanto para que possa ser colhida a assinatura quanto para maior proteção dos colaboradores responsáveis. 

 

Responsabilidades do condomínio com as correspondências e encomendas 

O condomínio possui responsabilidade sobre as encomendas entregues na portaria, conforme estabelece o artigo 22, da Lei Postal 6.538/78: 

 

Os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação. 

 

Se acontecer um extravio os moradores devem registrar a reclamação no livro de ocorrências, além de comunicar o síndico. Dessa forma é possível tomar as medidas necessárias. 

Em último caso, há a possibilidade de acionar o condomínio judicialmente. 

 

Responsabilidades dos moradores em relação às encomendas 

No caso de violação de correspondências, seja por parte dos funcionários ou moradores, o indivíduo poderá ser responsabilizado criminalmente, conforme consta no artigo 151 do Código Penal: 

 

Devassar indevidamente o conteúdo de correspondência fechada, dirigida a outrem: Pena – detenção, de um a seis meses, ou multa. 

 

Além disso, os moradores precisam estar atentos ao que consta nas normas do condomínio. Tais como: Prazo para retirada do item, regras de transporte em casos de mercadorias de grande porte e outros. 

Ir contra as diretrizes estabelecidas pode ser passível de advertência e multa. 

 

6 Passos adequados para uma gestão de encomendas e correspondências eficiente 

Agora que você já sabe quais são os problemas mais comuns com as entregas nos condomínios e a responsabilidade de cada um sobre elas, confira as melhores práticas para uma gestão de encomendas eficiente: 

 

           1. Estabelecer regras relacionadas às entregas no regulamento interno: 

É importante que sejam estabelecidas regras para as entregas na portaria no regulamento interno do condomínio.  

Por exemplo, é prudente receber e armazenar pedidos volumosos ou caros como móveis, eletrodomésticos e outros itens? 

Bem, se não houver regulamentação quanto a isso, o condomínio precisa receber e armazenar, independentemente do tempo ou tamanho da encomenda. Além disso, caso haja danos ou extravio, a responsabilidade também é do edifício. 

Sendo assim, é necessário limitar o prazo de permanência do item na portaria, além do tamanho do produto.  

Imagine que um condômino recebe uma entrega de um sofá enquanto está viajando e ele vai voltar somente na próxima semana. O que o condomínio vai fazer com esse item durante todo esse tempo? 

Por isso, é preciso que essas restrições estejam descritas nas regras do condomínio. Inclusive, é possível prever uma multa para aqueles que não retirarem as encomendas da portaria.  

 

           2. Funcionário encarregado pela gestão de encomendas na portaria do condomínio: 

No caso de edifícios de grande porte, é preciso ter um funcionário específico para receber as encomendas na portaria e fazer o gerenciamento delas. Isso porque essa é uma tarefa que demanda muito tempo, sendo inviável que um zelador desempenhe suas funções e faça a gestão das encomendas. 

 

           3. Treinamento do funcionário responsável pela gestão de encomendas: 

A gestão de encomendas na portaria do condomínio requer treinamentos frequentes e reciclagem do profissional responsável. Isso ajuda a evitar aqueles problemas comuns que citamos anteriormente.  

Além disso, recomenda-se isso especialmente no caso de citação judicial. Ainda, a recomendação que o funcionário não receba esse tipo de correspondência se o destinatário estiver em viagem, por exemplo, pois pode influenciar no processo legal. 

 

           4. Ter uma estrutura externa para correspondência: 

Quando o condomínio possui caixa de correio externa individualizada todo o processo de correspondências é facilitado, já que o carteiro pode entregar as cartas de cada unidade sem a necessidade de esperar pelo porteiro, e este não precisa entregar cada uma para os condôminos. 

 

           5. Adesão de lockers (armários inteligentes): 

Essa solução promove maior segurança, comodidade e conforto. E tem ganhado mais popularidade após a pandemia do novo coronavírus, pois elimina o contato com os entregadores ou funcionários.  

Infelizmente é um recurso que demanda um investimento considerável, mas em certos condomínios pode valer a pena. 

Funciona basicamente da seguinte maneira: O Entregador coloca o pedido no armário inteligente. Em seguida o morador recebe uma notificação (por SMS, App, E-mail ou WhatsApp) avisando que a mercadoria pode ser retirada. 

Os lockers possuem diferentes tamanhos, modelos e funcionalidades. Podem ser usados até mesmo para receber refeições e roupas de lavanderia. 

 

           6. Contratar uma empresa de gestão de encomendas: 

Em alguns casos é recomendado a contratação de uma empresa de gestão de encomendas.   

Os condomínios com mais de 200 unidades, por exemplo, podem avaliar o custo-benefício dessa solução e ver se será mais vantajoso possuir um funcionário específico para essa função ou contar com o suporte de uma empresa especializada.  

Nesse último caso, é válido ressaltar que o serviço inclui seguro, importante em casos de extravio – que vimos que de acordo com a Lei Postal, o condomínio pode ser responsabilizado. 

 

Por fim, a gestão de encomendas na portaria do condomínio é praticamente uma necessidade, levando em consideração o crescente número de compras online, hábito aquecido pelo isolamento social provocado pela pandemia do novo coronavírus. 

Esperamos que as nossas dicas tenham sido úteis para evitar os problemas frequentes com as entregas no condomínio e preservar o bom convívio entre todos. Se quiser ficar por dentro das novidades do setor, acompanhe nosso blog! 

 

Inclusive, confira as melhores práticas para gestão de funcionários em condomínio: clique aqui. 

Commentários (0)
Postar um comentário
Commentários (0)
Postar um comentário