gestão de documentos

Gestão de documentos: Segurança para o condomínio

Quando você pensa em documentos lembra-se logo de pilhas de papeis e uma coleção de caixas de arquivo, certo? Ah, mas estamos falando em gestão dos documentos. Mas, fato é que guarda-los é importante e obrigatório (em alguns casos), principalmente, quando o assunto é condomínio já que tem uma série de obrigações legais a cumprir.

A gestão de documentos é de extrema relevância para os condomínios, já que, além das obrigações legais, uma boa organização dos documentos condominiais demonstra transparência na gestão e traz maior segurança aos condôminos.

Desta forma, dentre as diversas competências de um síndico, a de fazer uma correta gestão de documentos é muito importante, afinal essa prática assegura o controle, a guarda/manutenção e a destinação correta dos documentos condominiais. A perda de um documento importante pode, inclusive, gerar prejuízo financeiro para o condomínio.

Quais os documentos devo guardar e por quanto tempo?

Para facilitar a criação de controles e sistemas de arquivamentos confira abaixo quais são os documentos devem ser guardados e por quanto tempo, segundo orientação da AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) para diversos tipos de documentação relativos às áreas fiscal tributária, trabalhista, financeira e outras:

DOCUMENTOS TEMPO DE GUARDAR
APÓLICES DE SEGUROS PATRIMONIAIS E DE FUNCIONÁRIOS 5 anos após o fim da vigência
ASO – Atestado de Saúde Ocupacional (Item 7.4.5 e 7.4.5.1 da Portaria SSST Nº 24/94) 20 anos após o desligamento do trabalhador
ATESTADO – NRs 20 anos
ATESTADO DE DESRATIZAÇÃO 5 anos
ATESTADO DE LIMPEZA CAIXA D’ÁGUA 5 anos
ATESTADO DE MEDIÇÃO ÔHNICA/ANÁLISE DE ÁGUA 20 anos
AVCB 10 anos
DARF PIS/COFINS/FOLHA (Art. 3º e 10º do Decreto Lei nº 2052/83) 10 anos da data do recolhimento
DIRF 10 anos
DOSSIÊ (CONVENÇÃO/ESPECIFICAÇÃO) Permanente
EXTRATOS BANCÁRIOS 6 anos
FOLHA DE PAGAMENTO 30 anos
FOLHA DE PONTO 10 anos
FORMULÁRIO CAGED 10 anos
GFIP 30 anos
GPS 5 anos (patronal 10 anos)
GR 5 anos
HOLERITES/RECIBOS DE SALÁRIO (Art. 7º, inciso XXIX da CF e Art. 11 da CLT) 5 anos do primeiro dia do exercício seguinte
LIVRO DE INSPEÇÃO DO TRABALHO Permanente
LIVROS DE ATA DE ASSEMBLEIA Permanente
ORÇAMENTO/CONTRATOS Permanente
PASTAS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS 10 anos
PLANTAS DO CONDOMÍNIO/HABITE-SE Permanente
PPRA 20 anos do planejamento anual
PROCESSOS TRABALHISTAS Permanente
PRONTUÁRIOS DE FUNCIONÁRIOS Permanente
RAIS (Art. 3º e 10º do Decreto Lei nº 2052/83) 10 anos da data da entrega do recolhimento
RECIBOS DE VALES TRANSPORTE E ALIMENTAÇÃO (Art. 7º, inciso XXIX da CF e Art. 11 da CLT) 5 anos do primeiro dia do exercício seguinte

Para visualizar a lista completa clique aqui:

Acesso aos documentos do condomínio

De acordo com o art.844, II do Código de Processo Civil o síndico pode disponibilizar acesso aos documentos do condomínio para os moradores, mesmo inquilino (Lei do inquilinato art 23) quando solicitado.

Como a gestão dos documentos é de responsabilidade do síndico, o ideal é que se houver exigência, algum integrante da administração (síndico, subsíndico, conselho) pode, em acordo com o morador, acertar um dia e horário para disponibilizar esses documentos para consulta, ou o morador poderá ir a administradora do condomínio, que é o local apropriado para armazenar os documentos, para que os funcionários apresentem os documentos e esclareça dúvidas.

A maioria das administradoras já disponibiliza site por condomínio, os documentos do balancete geralmente ficam expostos nele para analise a qualquer momento.

Esses cuidados devem ser tomados afinal, como toda empresa, os condomínios possuem uma série de documentos que precisam ser armazenados de maneira adequada e os síndicos como responsáveis precisam entregá-los em perfeitas condições aos que os sucederem.

Outras administradoras, como a Manager, já disponibilizam alguns documentos, inclusive, por aplicativo. Facilitando e muito o acesso para os condôminos e síndicos.

 Guarda de documentos com a administradora

Há quem opte por deixar uma parte dos documentos com a administradora. Sendo assim, é preciso estar sempre de olho para garantir que isso está sendo feito efetivamente e da maneira correta:

– Em quais instalações esses documentos estão sendo guardados;

– Existe risco de perda dos mesmos e quais as precauções que a administradora está tomando preventivamente. Deve-se checar se a empresa oferece esta facilidade e se consegue localizar os documentos desejados em até dois dias.

Nesses casos, ficam no condomínio a papelada referente aos funcionários e, na administradora, os outros.

Toda a documentação em poder da administradora deve ficar disponível para consulta dos condôminos, neste caso, as visitas são agendadas.

Digitalização dos documentos

A guarda dos documentos poderá também ser feita mediante digitalização, disponibilizando todo o material através de arquivo virtual, mas deverá ter o cuidado de verificar minuciosamente se todos aqueles que foram digitalizados representam fielmente os originais, evitando falhas no processo de digitalização. A conservação eficiente garante vida longa aos documentos.

Você sabia que a Manager foi a pioneira na digitalização de documentos?  No aplicativo ManagerAdm (baixe-o aqui) síndicos e condôminos tem acesso a relatórios e documentos administrativos do condomínio, facilitando as informações relacionadas a cada unidade, como boletos e solicitações.

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