Contratar Administradora de Condomínios

Dicas para Contratar Administradora de Condomínios

Cuidar de todas as atividades e burocracias que envolvem um condomínio não é uma tarefa simples, a gestão de um edifício segue os mesmos princípios de um gerenciamento empresarial.

Por esse motivo, contratar administradora de condomínios é a opção encontrada pela maioria dos condomínios, já que raramente um síndico sozinho reúne todos os conhecimentos e disponibilidade de tempo necessários para acumular todas as atividades. Vale ressaltar que o síndico é responsável juridicamente pelo condomínio, ou seja, assumir a gestão dos milhares de compromissos pode ser um risco.

Por isso, se está pensando em contratar administradora de condomínios ou deseja trocar a empresa atual, vale a leitura desse artigo e conferir as dicas

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Por que contratar administradora de condomínios?

A gestão de um condomínio é complexa e composta por uma séria de obrigatoriedades técnicas, administrativas e legais. Uma administradora de condomínios é estruturada para atender de maneira adequada todas as necessidades pertinentes.

Por possuir uma equipe experiente nas rotinas condominiais, a administradora pode cuidar melhor das demandas. Isso diminui as chances de sofrer penalizações legais e ajuda no aumento da economia, transparência e maior tranquilidade para todos os moradores.

Por isso, contratar administradora de condomínios traz mais tranquilidade e segurança ao síndico, porque ele pode focar seus esforços em outras tarefas não burocráticas, mas igualmente importantes.

 

Quem deve contratar administradora de condomínios?

O responsável por contratar administradora de condomínios é o síndico. Porém, essa decisão deve ser aprovada em assembleia, sendo ideal que ele apresente pelo menos três orçamentos de empresas diferentes, por questão de transparência na gestão.

 

O que faz uma administradora de condomínios?

A administradora de condomínios pode auxiliar o síndico nas atividades rotineiras, como serviços contábeis, financeiros, RH (referente aos funcionários) e administrativos. Além disso, pode apoiar na organização de assembleias e prestar assistência jurídica.

Outras funções incluem a imposição de multas ou advertências quando necessário, emissão de circulares, boletins informativos e esclarecimento de dúvidas dos proprietários sobre regulamentos internos.

Veja abaixo uma lista com as principais atribuições da administradora de condomínio:

  • Gerenciamento do fundo de reserva;
  • Cuidar das contas do condomínio;
  • Fazer os demonstrativos das receitas e despesas;
  • Assessorar a prestação de contas e previsão orçamentária;
  • Controlar o índice de inadimplência, efetuando as cobranças e desenvolvendo relatórios;
  • Cuidar das folhas de pagamentos dos empregados;
  • Elaborar e armazenar contratos de trabalho;
  • Gerenciar o pagamento de encargos previdenciários;
  • Cumprir as obrigações fiscais e contábeis.

 

Como cancelar o contrato com uma administradora de condomínios?

Primeiramente, é preciso avaliar o contrato estabelecido e verificar o seu prazo de vigência, bem como os valores devidos em caso de quebra de contrato.

Procure também se está determinado algum prazo de aviso prévio, que normalmente é de 30 a 60 dias. Além disso, é interessante analisar o que está estipulado nos motivos de rescisões, caso a razão do cancelamento esteja na lista, as multas não se aplicam.

Caso seja decidido cancelar o contrato com a administradora do condomínio, o síndico deverá comunicar a empresa. Nessa situação não é necessário a realização de assembleia, porém é ideal que o síndico informe todos os condôminos do ato, já que pode trazer grandes impactos financeiros.

 

Quais as melhores práticas para uma boa contratação de administradora de condomínios?

Contratar administradora de condomínios não é uma missão simples, isso porque a empresa deve ser escolhida com cautela, já que será a responsável por cuidar das finanças do prédio, que geralmente envolvem uma alta quantia.

Por esse motivo, trouxemos as melhores práticas para te ajudar a identificar a melhor administradora para o seu condomínio, confira:

Histórico da empresa

Verifique o tempo de atuação da administradora de mercado e o seu histórico de relacionamento com os clientes. Veja se ela está respondendo ou já respondeu a algum processo.

Se existir a possibilidade, entre em contato com alguns dos condomínios em que a administradora atua para pedir referências e avaliar o nível de satisfação do síndico com a empresa.

Verifique se os profissionais que a administradora possui são qualificados para o trabalho, isso é muito importante para garantir a qualidade do serviço contratado. Quanto maior for o grau de instrução dos profissionais maior será a capacidade de gerenciamento.

Preço praticado

Conforme orientamos anteriormente, você deve cotar várias empresas, tanto por motivos de transparência quanto para identificar qual será a melhor opção. Geralmente, boas empresas apresentam excelente relação custo-benefício.

Desconfie quando o preço praticado for muito mais barato do que a concorrência, pois o fornecimento dos serviços pode ter o mesmo padrão dos preços.

Cobranças inesperadas

Ao contratar administradora de condomínios é preciso analisar atentamente todas as cláusulas do contrato. Isso evita que o síndico seja pego de surpresa com cobranças não programadas.

Por exemplo, a empresa pode exigir uma porcentagem em cima das cobranças realizadas aos moradores inadimplentes, ou ainda cobrar a execução de serviços comuns de forma separada, como para prestar assessoria nas assembleias condominiais.

Cláusulas abusivas

Todo contrato, independentemente de seu tipo e finalidade, deve ser lido com atenção. Termos que podem ter dupla interpretação no futuro podem ser motivos de procedimentos legais, trazendo grandes transtornos para o condomínio.

Se necessário, contrate um consultor para avaliar todo o contrato e determinar possíveis sinais de alerta, caso exista, solicite as alterações se possível ou ainda opte por outras administradoras.

Suporte

Se uma boa comunicação entre o síndico e os condôminos já é fundamental, imagine a comunicação com a administradora.

Por esse motivo, antes de contratar administradora de condomínios avalie quais são os canais de suporte disponíveis, qual o tempo médio para atendimento e resolução dos problemas.

Esse é um passo fundamental, pois em casos de problemas futuros as chances de ficar sem suporte são altas.

Tecnologias

Dê preferência para contratar administradoras de condomínios modernas e atualizadas quanto as tecnologias de mercado.

Isso não é uma questão de status, pois esses recursos servem para otimizar os processos do condomínio, diminuindo o tempo de conclusão de solicitações, tais como reservar o salão de festas ou emitir segundas vias de boletos.

Você sabia que a PROAD é uma certificação de qualidade para as administradoras de condomínios? Saiba o que é essa certificação e qual o benefício que pode gerar para seu condomínio.

 

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