Entenda a importância das boas práticas de comunicação no condomínio

Comunicação no Condomínio: Entenda a Importância das Boas Práticas

Empreendimentos imobiliários, assim como as empresas, precisam de uma gestão atenta a uma série de fatores para que tenham um bom andamento. E a comunicação no condomínio é um deles.

Os gestores, nesse caso os síndicos, precisam criar estratégias para manter uma relação saudável entre moradores e resolver possíveis conflitos que não são incomuns em ambientes de uso coletivo. 

Do contrário, pode haver uma série de desentendimentos causados por falhas de comunicação, além de opiniões divergentes que não chegam a um acordo. Situações dessa natureza prejudicam o andamento das rotinas e as relações de quem reside nos condomínios. 

 

Importância da comunicação para a boa gestão 

De acordo com Peter Duker, considerado o pai da administração moderna, mais de 60% dos problemas administrativos em uma empresa são relacionados às falhas na comunicação 

Por aí você já pode ter uma ideia da importância da comunicação no condomínio, que como dissemos deve ter uma gestão equivalente a um negócio.  

Quando realizada de forma eficaz, a comunicação garante tanto a conciliação entre as partes, assim como a agilidade nas decisões e a satisfação dos condôminos.  

Além disso, quando o síndico comunica os planos de ação e as estratégias relacionadas ao condomínio, ele transmite confiança e transparência, contribuindo diretamente para uma imagem positiva de sua administração. 

Principais erros de comunicação no condomínio cometidos pelos síndicos 

Alguns dos erros de comunicação mais comuns cometidos pelos síndicos são: 

 

Falar/escrever difícil

Entenda que nem todos os moradores têm o mesmo nível de conhecimento que você, por isso, é preciso ter atenção para que a mensagem chegue do mesmo jeito para todos. 

Cuide para que as informações sejam passadas da forma mais clara e objetiva possível. Isso ajuda a reduzir as  ligações para esclarecimento de dúvidas ou solicitações de informações já passadas. 

Erro na formulação da mensagem

Um erro de pontuação ou uma expressão errada pode causar um problema para a harmonia do condomínio, principalmente se a mensagem abrir brechas para duplas interpretações. 

Imagine, por exemplo, a seguinte frase dita no grupo do WhatsApp do condomínio: “A cachorra da Vizinha do 308 sujou o chão do elevador”. 

Mesmo que seja um meio de comunicação informal, esse tipo de mensagem pode causar desconforto e brincadeiras de mal gosto entre os moradores. 

Discutir assuntos pessoais ou importantes em grupo ou em canais digitais 

Assuntos privados devem ser discutidos pessoalmente e de forma individual com os envolvidos. Nesse sentido, a recomendação é não discutir assuntos urgentes ou importantes por meio de canais digitais. 

Não impor regras de comunicação nos grupos do condomínio

Para manter a ordem e o bom convívio entre todos é indispensável criar normas de comunicação nos grupos do condomínio. 

Restrinja o envio de memes, mensagens sobre política e outros temas polêmicos que não são relevantes para o condomínio. 

Não estabelecer horários para contato 

Quando não se estabelece um horário fixo para contato você corre o risco de receber ligações e mensagens a qualquer hora do dia. Essa organização também dá uma noção aos condôminos de quando você responderá as solicitações. 

Para facilitar esse processo é recomendado que você utilize o WhatsApp comercial, dessa forma você poder definir os seus horários de atendimento e programar mensagens automáticas para quem entrar em contato fora desse período.  

 

9 boas práticas para melhorar a comunicação no condomínio 

Estabelecer relações positivas e harmoniosas, apesar de resolver conflitos, certamente não é uma tarefa fácil. Mas, apesar dos esforços necessários, investir em uma comunicação saudável entre todos os interessados evita que problemas maiores precisem ser contornados pela falta de entendimento e diálogo. 

Quer saber com a comunicação no condomínio pode ser melhorada? Confira agora 9 atitudes que vão te ajudar a atingir esse objetivo: 

 

1. Reuniões e assembleias frequentes 

A princípio a ideia de assembleias e reuniões com mais frequência pode não soar tão bem, mas são nos encontros presenciais que se estabelecem os relacionamentos e o síndico pode tirar dúvidas, apresentar balanços financeiros e sugerir mudanças positivas condomínio.  

Inclusive, são nesses momentos que as decisões, sejam elas sobre manutenções, reformas, obras ou qualquer outro assunto de interesse coletivo, se tornam mais rápidas.  

 

2. Livro de ocorrências 

O “bom e velho” livro de ocorrências nunca sai de moda. Ele ainda é uma das ferramentas mais eficazes da comunicação no condomínio, já que funciona como um registro geral de rotinas e os condôminos podem se comunicar e tirar dúvidas com o síndico. 

 

3. Comunicação visual 

comunicação visual é uma boa aliada da gestão condominial. Por meio de placas de sinalização, avisos destacados em caixas acrílicas, setas e outros elementos, é possível manter a organização e a ciência de moradores sobre proibições, manutenções, regimento, entre outros assuntos.  

 

4. Ouvir 

Se comunicar de forma eficaz compreende também o ato de ouvir. Então, para que a comunicação no condomínio  funcione, o síndico deve estar sempre aberto a escutar opiniões, sugestões e reclamações dos condôminos. 

Sua postura em relação a esse tipo de abordagem abre caminho para que outros moradores participem de forma ativa das decisões do empreendimento. Assim, cria-se um clima de camaradagem, confiança e satisfação, já que a gestão está pronta a dialogar com interesse.  

 

5. Tecnologia 

A tecnologia já está incorporada no dia a dia das pessoas e, por isso, é uma ótima ferramenta para a comunicação no condomínio.

Por meio de recursos como o e-mail, as mídias sociais e o WhatsApp, o síndico pode criar estratégias de relacionamento que condizem com as características de cada um dos canais. 

Existem sistemas que podem auxiliar a gestão, como os livros de ocorrências online, e os aplicativos que agilizam rotinas, como a emissão de segunda via de taxa de condomínio e o agendamento do salão de festas, por exemplo.

Essas estratégias otimizam tempo, favorecem o diálogo e facilitam a rotina de moradores e de administradores. 

 

6. Acessibilidade do síndico na comunicação no condomínio

A comunicação não é apenas falar com os moradores com frequência, mas também garantir que você seja visto como uma pessoa confiável e acessível. Isso o ajuda a reduzir os conflitos e a melhorar seu relacionamento com todos que moram no prédio. 

Reforce sempre que você está disponível para atender às demandas dos condôminos e pontue todos os meios para que eles possam entrar em contato. 

 

7. Nada é desnecessário na comunicação no condomínio

Muitas vezes o síndico pode deixar de transmitir informações por achar que determinado assunto é desnecessário ou não tem relevância. Mas esse pode ser o diferencial entre uma boa e uma má comunicação. 

Inclusive, contribui para tornar a gestão mais transparente, aumentando o nível de satisfação dos condôminos. 

 

8. Não use um único meio de comunicação no condomínio

Ao usar mais de um canal de comunicação você se certifica de que todos vão visualizar a mensagem, de uma forma ou outra. Dessa maneira, você evita a justificativa comum dos moradores de que “não sabiam de alguma informação pois não receberam o comunicado”. 

 

9. Estabeleça um canal de comunicação oficial entre funcionários e moradores 

Qual condomínio nunca teve um problema de comunicação entre funcionário e condômino?

Para evitar que isso aconteça é interessante criar um canal de comunicação oficial que deve ser respeitado por ambos. 

As comunicações e reclamações informais de moradores para funcionários podem ser motivo de processos trabalhistas, sendo assim, devem ser evitadas. 

Ampliar a comunicação no condomínio fica mais fácil se você seguir as dicas que listamos acima.  

 

As práticas relacionadas a gestão de condomínio não são fáceis, e muitas vezes podem gerar dúvidas de quem é o responsável por algumas tarefas. Separamos outro post com informações valiosas de quem é quem na administração do condomínio? Descubra!  

 

Publicado em 15/03/2019.

Atualizado em 03/08/2021.

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