Ata de Assembleia de Condomínio: Aliada do Gestor e do Síndico
Através da ata da assembleia de condomínio, é possível tratar de prestação de contas, aprovação de compras e benfeitorias.
Vale frisar que, apesar de ser uma atividade pertinente ao secretário da mesa da assembleia, é extremamente importante que o síndico saiba como realizar a ata de condomínio.
Por conta disso, preparamos esse post para você conhecer melhor essa ferramenta e entender como ela deve ser feita.
O que é ata de assembleia de condomínio?
A ata de assembleia de condomínio é um documento que tem por finalidade as ocorrências, decisões e conclusões de uma reunião de assembleia condominial.
É importante ressaltar que a ata de assembleia de condomínio deve ser entregue aos condôminos que não estiveram presentes, para que eles permaneçam a par do que ocorreu.
As principais informações que devem constar em uma ata de assembleia de condomínio são:
- Nome do condomínio;
- Data, horário e local da assembleia;
- N° de condôminos presentes e respectivas unidades;
- Pauta do dia;
- Tipo da assembleia (ordinária ou extraordinária);
- Os assuntos que foram tratados na assembleia;
- Definição da abertura e do encerramento;
- Nomes do presidente e do secretário;
- Lista de condôminos presentes e ausentes;
- Lista de pautas e deliberações;
- Informação se há quorum presente.
Vale frisar que algumas outras informações não são obrigatórias, como:
- Assinatura do Presidente da mesa, do síndico e do secretário;
- Assinatura de todos os condôminos presentes;
- Sugestão de temas para a próxima pauta.
Como deve ser feita a ata da assembleia condominial?
Para fazer a ata de assembleia condominial deve ser distribuída, antes de tudo, uma lista de presença para que se inicie a reunião.
É importante destacar que para realizar a ata deve ser feita uma fotografia em tempo real da assembleia para ser incluída na ata. Além disso, devem ser feitas anotações com uma linguagem informal e objetiva sobre o que aconteceu.
Vale destacar que quem determina se a ata deve ser registrada em cartório é a Convenção do Condomínio.
Mas, apesar de não ser obrigatório, é importante realizar o registro em cartório para não haver questionamentos ou dúvidas sobre a assembleia.
Quais os requisitos para a validade da ata de assembleia de condomínio?
Esse documento deliberado em uma reunião de assembleia é válido como um comprovante das decisões a serem tomadas.
Mas para que uma ata de assembleia de condomínio tenha validade jurídica, não basta apenas redigi-la, é preciso se atentar para alguns fatores.
O mais importante deles é que as descrições sejam fiéis ao que foi discutido e acordado na reunião.
Além disso, é preciso enviar uma cópia da ata para cada condômino, para que não fira o princípio da transparência.
Vale frisar, que uma linguagem formal não é obrigatória para que o documento seja redigido, o mais importante é a objetividade.
Com ou sem registro em cartório, a validade de uma ata é vitalícia. A menos que suas deliberações sejam revogadas posteriormente em nova assembleia.
Se as decisões do documento forem aprovadas com os quóruns e procedimentos corretos, já basta para que ela tenha valor legal para os condôminos.
Por que ela deve ser registrada em cartório?
As atas de assembleia de condomínio que não tratem de alterações na convenção podem, opcionalmente, serem registradas em Cartório de Títulos e documentos.
É importante destacar que a constituição de condomínio edilício ocorre apenas em Cartório de Registro de Imóveis, local onde deve ser feita a convenção.
Vale frisar que o registro tem a finalidade de conservação e publicidade, como consta no art. 127, VII, da Lei 6.015/73. Confira o trecho abaixo:
Art. 127. No Registro de Títulos e Documentos será feita a transcrição: (Renumerado do art. 128 pela Lei nº 6.216, de 1975).
VII – facultativo, de quaisquer documentos, para sua conservação.
Dessa maneira, fica mais fácil definir os princípios da ata de assembleia de condomínio, afinal, o meio legislativo auxilia consideravelmente o processo.
As mesmas determinações da ata da assembleia presencial devem ser seguidas pelas assembleias digitais?
Devido à pandemia do coronavírus, foram necessárias algumas adequações no que se refere às assembleias condominiais. Uma dessas mudanças é a assembleia virtual.
Diferente das presenciais, as virtuais podem ser feitas sem a necessidade de um ambiente físico.
É válido destacar que tudo que é determinado em uma assembleia tradicional também pode ser determinado nas assembleias virtuais.
Para realizar uma assembleia virtual é fácil, basta apenas um aplicativo ou sistema de software para a administradora de condomínios.
Além disso, os principais benefícios de realizar uma reunião online é a economia de tempo, dinheiro e mais objetividade na reunião.
As atas de assembleias devem ser encaminhadas ou disponibilizadas aos moradores?
A ata de assembleia de condomínio é um meio de resolver questões pertinentes à estrutura dos moradores do condomínio, além de outros fatores.
Vale frisar que os problemas condominiais são resolvidos por meio de votos da assembleia, de maneira extremamente democrática.
O artigo 24 da Lei do Condomínio determina que:
- 2º O síndico, nos oito dias subsequentes à assembleia, comunicará aos condôminos o que tiver sido deliberado, inclusive no tocante à previsão orçamentária, o rateio das despesas, e promoverá a arrecadação, tudo na forma que a Convenção previr.
Por conta disso, é fundamental que o corpo sindical do condomínio esteja sempre atento a esses apontamentos para não surgirem possíveis complicações.
Para que isso ocorra, é essencial uma boa comunicação entre os moradores e os membros do corpo sindical do condomínio.
Conseguiu ficar mais informado a respeito das atas? Então compartilhe este post com os demais moradores do seu condomínio!
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