Assembleia de Condomínio Virtual

Assembleia de Condomínio Virtual: Tudo o que Precisa saber

A assembleia de condomínio virtual ganhou força após a pandemia do novo coronavírus. Isso porque devido ao isolamento social necessário para conter a disseminação do COVID-19, as reuniões não poderiam acontecer presencialmente.

Visando diminuir as aglomerações e manter a saúde de todos os condôminos e moradores, a alternativa encontrada em muitos edifícios foi realizar a assembleia remotamente.

Portanto, se você é síndico e está buscando as melhores práticas para realizar uma reunião remota, continue a leitura. No post de hoje nós vamos apresentar várias recomendações para uma assembleia de condomínio virtual bem-sucedida.

 

O que é uma assembleia de condomínio virtual?

A assembleia de condomínio virtual segue os mesmos princípios que a presencial. No entanto, ela é realizada em ambiente digital.

Durante a reunião os moradores e o síndico podem trocar informações, fazer votações e discutir todos os assuntos pertinentes ao edifício de forma remota.

Todos os protocolos são seguidos da mesma maneira que o modo presencial. A diferença é que a assembleia pode ficar gravada para futuras consultas e para que os condôminos ausentes possem assistir e ficar a par das decisões tomadas.

 

Existe diferença entre assembleia de condomínio presencial e virtual?

A única e principal diferença entre a assembleia de condomínio virtual e presencial é a maneira com que elas acontecem.

A primeira é realizada por meio de aplicativos, plataformas da própria administradora de condomínios ou recursos como o Zoom, por exemplo.

Enquanto a presencial normalmente é realizada dentro no próprio condomínio, normalmente no salão de festas ou espaço de reuniões.

 

O que diz a legislação sobre a assembleia de condomínio virtual

A Lei 14.010/20 (artigo 12) permitiu a realização de assembleias no âmbito virtual de 10 de junho a 30 de outubro de 2020.

No entanto, mesmo após o término do prazo validade dessa lei, a assembleia de condomínio virtual pode ser realizada.

As reuniões virtuais poderão continuar ocorrendo independente de previsão da convenção e pelo simples fato de não contrariar a lei” – É o que diz Rodrigo Karpat, especialista em Direito Imobiliário e questões condominiais, em uma matéria para o SindicoNet.

 

Qual tipo de assembleia de condomínio pode ser realizada de maneira virtual? (afetação, implantação, ordinária, extraordinária)

A assembleia de condomínio virtual pode ser realizada para qualquer assunto, ordinário ou extraordinário, inclusive para destituição de síndico, nos termos do art. 1349 e 1350, tais como: eleição de novo síndico, previsão orçamentária, prestação de contas e alteração de regimento interno.

 

Como funciona uma assembleia de condomínio virtual?

Essa reunião virtual pode ocorrer por meio de aplicativo próprio do condomínio ou da administradora. Plataformas de web conferência como Skype, Zoom e Hangouts também podem ser utilizadas.

Além disso, ela pode acontecer em tempo real, por meio dos aplicativos citados, ou ainda ser digital, porém não instantânea.

Essa última forma ocorre através de fóruns e mensagens, que permitem um tempo maior de duração para que todos tenham a oportunidade de participar.

As assinaturas são feitas através do reconhecimento de acesso do participante por meio de votação virtual idôneo e seguro, e serão levadas a registro na ata o seu voto e a sua presença.

 

Quais são os tipos de assembleia virtual?

As assembleias virtuais seguem o mesmo processo de uma assembleia presencial. Os tipos de assembleia virtual são:

  • Assembleia digital: toda a comunicação é feita apenas através de mensagem ou texto.
  • Assembleia streaming: a interação é feita via texto, mas os representantes da mesa participam através de vídeo.
  • Assembleia live: todos participam através de vídeo e áudio.

A assembleia de condomínio virtual pode ser ordinária ou extraordinária, e pode ser realizada para diversos assuntos, tais como:

  • Eleição ou destituição de síndico;
  • Aprovação de contas;
  • Previsão orçamentária;
  • Alteração do regimento interno;
  • Obras vultuosas.

Em resumo, todos os temas podem ser tratados na reunião remota, desde que as ferramentas usadas para tal possibilitem o debate e não apenas a contabilização de votos.

 

Como fazer uma assembleia virtual, passos essenciais?

Primeiramente, o síndico deve planejar a assembleia virtual e escolher as plataformas utilizadas. Se necessário ensinar para os condôminos como usá-las.

Para evitar transtornos, todos os pontos devem estar definidos antes da realização da assembleia. Por exemplo, o uso de procuração por moradores será digitalizado e entregue para o e-mail dos responsáveis previamente ou será apresentado no momento da reunião?

Visando maior organização e ordem, é ideal que o síndico solicite que todos os moradores permaneçam com o microfone no mudo e falem somente quando for necessário, respeitando a fala dos demais participantes.

O debate também pode ser feito através de pesquisas e respostas, além disso, um momento pode ser reservado para que todos possam expor suas opiniões.

Por fim, é fundamental que todas as pautas já estejam definidas e que o cronograma seja seguido. Assim a reunião não se estenderá além do necessário e as chances de conflito são menores.

Quem pode participar?

Todo condômino que estiver em dia com suas obrigações condominiais pode votar e participar da assembleia de condomínio virtual. Os inquilinos que substituírem o proprietário do imóvel precisam possuir autorização do mesmo.

Alguns condomínios exigem um documento simples, outros podem solicitar reconhecimento de firma em cartório. Por isso, é ideal perguntar para o síndico sobre as exigências antes da data da reunião.

 

Como deve ser feito o registro desse tipo de assembleia em cartório?

A assembleia de condomínio virtual muitas vezes fica gravada, mas isso não exclui a necessidade da ata.

O documento e as assinaturas podem ser realizados em meio eletrônico (ou físico posteriormente). Alguns aplicativos podem auxiliar nessa tarefa, como é o caso do DocuSign.

É responsabilidade do secretário transcrever a ata virtual, assinar juntamente com o presidente da assembleia e anexar todos os documentos virtuais, principalmente o que supre a assinatura física dos participantes e, por fim, levar a ata a registro.

 

Dicas para uma assembleia virtual bem-sucedida

Se as assembleias presenciais já são complicadas e podem causar conflitos entre os moradores, imagine as virtuais…

Pensando nisso, resolvemos trazer algumas dicas essenciais para realizar uma reunião bem-sucedida. Confira:

  • Vá direto ao ponto: Faça reunião mais objetivas e foque nos tópicos que realmente importam.
  • Utilize plataformas para validar os votos: Alguma opções são o Google Forms e Microsoft Forms.
  • Grave as assembleias: Dê preferência para as plataformas que possibilitam gravar as reuniões. Assim os condôminos ausentes podem assistir posteriormente, além de ficar tudo registado em caso de desacordos. Uma boa opção é o Zoom.
  • Esteja preparado para imprevistos: A assembleia de condomínio virtual também tem os seus desafios. Esteja preparado para queda da internet ou outros problemas relacionados. Deixe o dispositivo que você vai utilizar com a bateria no máximo e conte com o 4g de reserva.
  • Faça um manual de boas práticas: Dissemine algumas ações que tornam o ambiente mais confortável para todos, tais como: posicionar a câmera em ângulo adequado, utilizar vestimentas apropriadas e evitar deixar o som ligado enquanto não está falando.

 

Principais vantagens da Assembleia de Condomínio Virtual?

Na assembleia virtual os condôminos tendem a participar mais. Enquanto na reunião presencial o engajamento era em torno de 40%, no virtual pode chegar a até 80%.

Um maior número de condôminos participando das decisões reflete na melhora do convívio e harmonia entre todos, já que assim cada um sente que faz parte do todo e que suas opiniões importam.

As reuniões virtuais também são mais objetivas. E as plataformas de votação tendem a gerar menos conflitos entre os moradores, levando em consideração que na maioria delas o voto é secreto.

A assembleia de condomínio virtual também promove maior praticidade. Alguns sistemas permitem até mesmo que o síndico encaminhe automaticamente ao final da reunião a ata para registro em cartório.

 

Considerações finais

A assembleia de condomínio virtual é uma excelente maneira de prevenir o contágio de COVID-19, garantindo assim a segurança dos condôminos e o aumento da taxa de engajamento e participação. Essa alternativa além de ser prática, também traz inúmeras vantagens para o condomínio.

Por fim, é preciso ressaltar que embora a Lei 14.010 não esteja mais em vigor, não há impedimento legal para a realização da assembleia virtualmente, exceto se a convenção condominial estabelecer isso.

Quer saber o que é uma convenção condominial e qual a importância dela? Clique aqui.

Commentários (0)
Postar um comentário
Commentários (0)
Postar um comentário